La velocidad a la que se suceden las transformaciones en el área de la tecnología es cada vez mayor. con las nuevas tecnologías para garantizar mayor productividad y eficiencia en la realización de sus proyectos. Sin embargo, estos mismos cambios, por su constancia y rapidez, pueden resultar en un bombardeo constante de nuevos proyectos a los departamentos de TI de las empresas, sobrecargando al equipo de colaboradores y haciendo que el trabajo se vuelva un caos.

De hecho, la presión al interior de las empresas por la entrega de proyectos de TI en plazos y presupuestos menores ha aumentado en los últimos años. Los CIOs enfrentan desafíos operativos a todo momento a fin de garantizar que el trabajo se realice con calidad, competencia y mayor productividad. Por este motivo, los gerentes de TI siempre están buscando maneras de optimizar su forma de trabajo y, consecuentemente, ser más eficientes al ejecutar y administrar proyectos. PTS le ofrece lograr una optimización y mejora de los procesos de producción, organización, despacho, ventas, cobranza y otras áreas de interés como servicios de soporte, mantenimiento, desarrollo, web y aplicaciones con soluciones para autogestión, premiación, pago QR, SINPE, medios digitales, billetera virtual, entre otros. Por ello, decidimos enumerar algunos de los principales problemas que impiden el éxito del equipo de TI y perjudican la ejecución de proyectos en dicha área. Junto con los problemas, presentamos también una posible solución para que cada uno pueda desarrollar su propia manera de superar dichos desafíos.

Problema núm. 1 – Falta de una arquitectura ágil

Una de las causas de algunos de los problemas que enfrentan ciertos departamentos de TI en diversas empresas es la falta de una arquitectura ágil. El sistema utilizado en la empresa está generalmente superado y esto dificulta su mantenimiento, ya que adicionar nuevos recursos al sistema tomaría meses. Cuando un departamento de TI crea una arquitectura de procesos más ágil, la eficiencia naturalmente aumenta. Esto se debe a que una buena arquitectura ofrece la flexibilidad necesaria para crear nuevas capacidades al mismo tiempo que se están elaborando proyectos y adaptar rápidamente dichos proyectos a cambios constantes. La arquitectura es muy importante, pues sin ella el equipo de TI constantemente enfrentará dificultades para cubrir las necesidades del usuario. Evidentemente que a los miembros del equipo les encantaría entregar las aplicaciones de forma idónea, pero sin un sistema que funcione con eficiencia, siempre enfrentarán dificultades. Cómo resolverlo: Una buena opción es contratar una empresa especializada en la implementación de arquitecturas para sistemas corporativos. De esta forma, mediante el outsourcing, además de dedicarse exclusivamente a los proyectos de la empresa, el departamento de TI podrá estructurar la arquitectura idónea para los sistemas de la empresa.

Problema núm. 2 - Ausencia de una plataforma de desarrollo estandarizada

La falta de una plataforma de desarrollo estandarizada (PDE) también es otro problema que afecta a muchas empresas y, consecuentemente, impide el éxito de los equipos de TI. Una plataforma de desarrollo proporciona un lugar centralizado para crear y gestionar todas las aplicaciones de una empresa. Esto posibilita una mayor productividad y gestión de las aplicaciones, lo que aporta mayor control de acceso y más uso. Cuando adopta una estrategia construida sobre una plataforma de desarrollo robusta, un equipo de TI es capaz de responder a las necesidades de los clientes de forma más rápida. Cómo resolverlo: Una buena plataforma no sólo debe automatizar las tareas de desarrollo rutineras asociadas a la creación de códigos, pruebas y actividades de despliegue, sino que también debe ser suficientemente flexible y abierta para permitir el máximo de personalización por parte del desarrollador.

Problema núm. 3 - Es difícil presentar informes actualizados de estado rápidos al CIO o a los colaboradores

El CIO quiere saber cuál es el estado actual de un proyecto, pero el equipo de TI no logra darle rápidamente un informe actualizado. ¿Por qué no? Porque diversas hojas de cálculo se están utilizando para rastrear los diferentes componentes del proyecto, y todas están desactualizadas. Todos están demasiado ocupados para verificarlas con regularidad. Ahora, alguien tendrá que dedicar un tiempo que probablemente no tiene a actualizar todas las hojas de cálculo y recopilar los datos. Apenas termine la edición de la información, enviará el informe por correo electrónico. Sin embargo, el líder de TI generalmente recibe cientos de correos al día, por lo que probablemente algunos de los datos enviados ya estarán desactualizados cuando los reciba. Lo que él quiere es tener un panorama completo del proyecto. Cómo resolverlo: Entregar informes eficaces. En general, diferentes ejecutivos en una organización quieren informes distintos. En vez de gastar tiempo adicional creando informes especializados para cada persona, es más eficaz crear una cantidad mínima de informes que cubran en un nivel elevado cada una de las necesidades de la empresa. Y mientras más automatizado el proceso, mejor. Ayudar a ejecutivos y miembros del equipo a crear un hábito de consulta de informes: Por ejemplo, si los informes se actualizan todos los viernes a las 8 horas sin falta, se le puede sugerir a la equipo que verifique el informe todos los viernes en la mañana, al llegar al trabajo. Es necesario asegurarse de que todos los puntos de acción estén capturados en un lugar central visible a los ejecutivos (como el CIO) y los miembros del equipo. Trabajar en los datos junto con los ejecutivos. Esto garantiza que el equipo de TI está aprendiendo y proporcionando datos sobre cuestiones relacionadas a problemas reales y a las soluciones que dichos ejecutivos quieren obtener.

Problema núm. 4 - Exceso de interrupciones

Para los CIOs e incluso para los colaboradores del departamento de TI. Independientemente de que se trate de una pregunta rápida, pedidos de actualización de estado por parte de las partes interesadas o solicitudes de trabajo de emergencia, siempre hay alguien que demanda tiempo y atención. Sin embargo, las constantes interrupciones dificultan mantener la línea de raciocinio sobre un proyecto, reducen el ritmo de trabajo y pueden resultar en el incumplimiento de un plazo de entrega. Cómo resolverlo: Claro que siempre surgirán actividades adicionales en medio del camino y será necesario apagar algunos “incendios”, pero es importante eliminar las interrupciones siempre que sea posible. Para tener períodos de tiempo de trabajo dedicados exclusivamente a un proyecto, es importante: Identificar los patrones de las interrupciones (quién, cuándo y dónde): Después de identificar los gatillos más comunes de las interrupciones, es posible trabajar para gestionar y minimizar dichas interrupciones. Una solución fácil es establecer de 2 a 3 bloques cortos de tiempo a lo largo del día para ponerse al día o ayudar a los otros. Es posible pedirle a las personas que suelen interrumpir más que vuelvan a una hora predefinida, pero sin agresividad o arrogancia. Definir períodos de tiempo dedicados exclusivamente al trabajo: Este es un momento en el que no se deben permitir interrupciones. De ser posible, hay que encontrar un lugar tranquilo para trabajar sin interrupciones. Si esto no es posible, existe la opción de crear un sistema para alertar a las personas de que no deben interrumpir al colega de TI en dicho período. Minimizar distracciones: Desconectar las notificaciones de correo electrónico y el Smartphone y enviar las llamadas directamente al correo de voz ayuda a reducir las distracciones. En seguida, se pueden definir horarios diarios para responder correos electrónicos, mensajes en el smartphone y llamadas. Este tiempo se deberá respetar como si fuera una reunión. Definir las prioridades en la lista de actividades: De esta forma, será posible trabajar en las cosas que están más alineadas a la estrategia de la empresa hasta concluirlas. Cuando haya una interrupción, el colega de TI debe entrenarse para volver exactamente al punto en el que estaba trabajando.